As investigações internas desempenham um papel essencial nos programas de complianceSubstantivo advindo do verbo to comply (agir de acordo, cumprir, obedecer). Estado de estar de acordo com as diretrizes ou especificações estabelecidas pela lei ou regras, políticas e procedimentos de... das empresas. Elas garantem a integridadeConjunto de escolhas que estejam em sintonia com as crenças pessoais e os valores da empresa, prezando pela ética nas tomadas de decisões. organizacional, mitigam riscos e promovem a cultura de integridade e éticaConjunto de ações normativas que guia o comportamento de uma organização ou de um indivíduo, estabelecendo boas relações sociais. A ética é o estudo da moral.. No entanto, a maneira como são conduzidas e deliberadas pode impactar significativamente no seu resultado e na credibilidade.
Nesse blog post vamos explorar as melhores práticas no tratamento e deliberação de investigações internas, mas antes de abordarmos essas boas práticas, precisamos falar sobre temas preliminares que são igualmente importantes nesse contexto:
CANAL DE DENÚNCIAS
As empresas devem dispor de canais de denúncias seguros e acessíveis, garantindo o anonimato do denunciante e a não retaliação ao denunciante de boa-fé.
Conheça os canais de denúncias e canais de comunicação parceiros da CompliancePME, clicando aqui.
POLÍTICA DE TRATAMENTO DE DENÚNCIAS
Estabelecer uma política de tratamento de denúncias é fundamental para que fiquem estabelecidas as funções, responsabilidades, passo a passo e limites do tratamento da denúnciaAto pelo qual alguém leva ao conhecimento dos responsáveis um fato contrário à lei, à ordem pública ou a algum regulamento, que seja e suscetível de punição ou correção.... e da deliberação do caso.
Não sabe por onde começar na criação da política, o nosso time pode te ajudar, clique aqui!
COMITÊ DE ÉTICA
O ComitêGrupo de pessoas escolhido para análisar assuntos específicos, podendo ser composto por membros externos da empresa; de Ética é o órgão colegiado responsável, entre outras coisas, por deliberar sobre as denúncias e outras situações que não estejam previstas nos normativos éticos da companhia. É importante que o colegiado seja multidisciplinar, diverso e com senioridade suficiente para tratar assuntos extremamente sensíveis.
Precisa de ajuda para formatar o seu Comitê de Ética, entre em contato com a Equipe de Consultoria da CompliancePME que pode te ajudar!
Agora vamos as boas práticas de investigação e deliberação em si:
1. O Processo de Investigação Interna
a) Recebimento da Denúncia
Em geral as investigações começam com uma denúncia. É importante que no recebimento da denúncia haja um processo de triagem visando:
(i) excluir do recebimento da denúncia alguém que esteja na linha de recebimento e seja o denunciado ou uma testemunha;
(ii) classificar a urgência do tratamento e suportar tomadas de decisão urgentes como o afastamento para evitar a continuidade de algum comportamento nocivo; e
(iii) tratar a admissibilidade da denúncia;
b) Planejamento da Investigação
Uma vez que a denúncia é admitida, a equipe de compliance deve traçar um plano de investigação, que pode ser validado pelo time responsável pelas deliberações, o Comitê de Ética. O planejamento do processo de investigação deve considerar:
(i) Definição dos responsáveis pela investigação (garantindo a independência da equipe);
(ii) Coleta de evidências (e-mails, documentos, gravações, registros de acesso); e
(iii) Entrevistas com as partes envolvidas, assegurando neutralidade da condução e sigilo das informações e dados colhidos.
c) Coleta das Evidências
As evidências podem ser solicitadas ao denunciante, ser obtidas através do acesso aos equipamentos e ativos da empresa que estejam sendo utilizados pelos funcionários envolvidos como denunciantes, denunciados e testemunhas.
É importante que o time de compliance tenha autoridade suficiente para demandar acesso à equipamentos e informações sem que precise de autorização prévia de outros órgãos e/ou superiores hierárquicos.
d) Condução das Entrevistas
As entrevistas devem ser individuais e seguir um roteiro estruturado, sem induzir respostas ou comprometer a imparcialidade. O tom deve ser respeitoso, criando um ambiente seguro para que o entrevistado compartilhe informações livremente. Em entrevistas relacionadas a temas sensíveis ou técnicos, pode ser necessário um entrevistador que tenha conhecimento técnico profundo sobre algum tema, ou um entrevistador do mesmo gênero da vítima. As vezes é necessário acompanhamento psicológico ou jurídico durante a entrevista.
e) Análise das Evidências
A investigação deve ser baseada em fatos e não em percepções ou suposições. A equipe de compliance deve avaliar todas as informações coletadas com objetividade, sempre documentando cada etapa do processo.
2. Deliberação e Tomada de Decisão
a) Relatório de Investigação
Após a conclusão da investigação, a equipe deve elaborar um relatório final contendo:
(i) Descrição objetiva dos fatos apurados;
(ii) Evidências levantadas;
(iii) Análise de conformidade com códigos internos e legislação aplicável; e
(iv) Recomendações para a tomada de decisão do Comitê de Ética.
b) Comitê de ética
O Comitê de Ética é o órgão responsável por acompanhar o processo de investigação e avaliar as conclusões, ponderando aspectos legais e culturais e, por fim, definir as medidas disciplinares.
c) Medidas Disciplinares
As medidas disciplinares aplicadas devem ser proporcionais ao fato e podem incluir:
– Advertências ou suspensão: Para infrações leves, como conduta inapropriada sem gravidade excessiva.
– Demissão por justa causa: Em casos graves, como assédio moralExposição a situações constrangedoras no ambiente de trabalho durante as atividades exercidas. Esse assédio geralmente é cometido por condutas negativas dos gestores e da alta administração da empresa em desfavor... ou sexual comprovado.
– Encaminhamento às autoridades: Quando a conduta configura crime.
É comum que empresas optem pela demissão sem justa causa quando se deseja evitar uma exposição do caso.
d) Ações Corretivas
Devem ser focadas em melhorar as ações de compliance da empresa para evitar que casos semelhantes ocorram novamente e incluem, entre outras, ações como: – Melhoria dos controles internosé um processo desenvolvido para proporcionar segurança razoável às operações, divulgação e conformidade. As atividades de controle são ações estabelecidas por meio de políticas e procedimentos que ajudam a garantir..., visando mitigar riscos identificados no decorrer da investigação;
– Realização de treinamento, buscando reforçar temas e comportamentos esperados pela empresa em determinadas situações; e
– Realização de campanhas de comunicação como foco em conscientizar os funcionários sobre determinados temas.
3. Conclusão
Investigações internas eficazes são fundamentais para manter a integridade, a ética e a segurança no ambiente corporativo. O tratamento e a deliberação adequados de infrações garantem a transparênciaÉ o que se pode ver através, que é evidente ou que se deixa transparecer. É a virtude que impede a ocultação de alguma vantagem pessoal. e a credibilidade do programa de complianceNo Brasil também conhecido como "programa de conformidade” ou "programa de integridade" , é o modelo para estruturação e aplicação de ações dentro de uma organização visando o cumprimento das..., fortalecendo a confiança dos colaboradores na organização. Empresas que levam a sério essas questões não apenas evitam riscos legais, mas também cultivam um ambiente mais saudável e produtivo.
Contem com o apoio da Equipe especializada da CompliancePME para realizar investigações internas.